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Comment valider une note de frais d'un collaborateur ?
En tant que manager, vous êtes notifié en temps réel des nouvelles demandes de remboursement de votre équipe. Votre rôle sur oHRis est de traiter les demandes de remboursement avant qu’elles ne soient traiter par votre service comptable.
Vous pouvez valider ces demandes depuis deux écrans :
- 1. Depuis votre page d'accueil
- 2. Depuis le module Note de frais
Option 1 : Valider une note de frais depuis votre page d'accueil
1. Cliquez sur “Note de frais à valider” sur le raccourci de votre page d'accueil. Lorsque vous avez des notes de frais à valider, une notification avec le nombre de note de frais à valider, est affichée.
Option 2 : Valider une note de frais depuis le module Note de frais
1. Cliquez sur le module “Note de frais” figurant sur votre bandeau supérieur.
2. Cliquez sur “A valider” sur votre menu de gauche
La liste des note de frais à valider apparaît.
Cas n °1 : Vous souhaitez valider les notes de frais en masse
1. Sélectionnez les notes de frais souhaitées en les cochant et cliquez sur “Traiter les notes de frais sélectionnées”.
Une pop-up apparaît.
2. Cliquez sur “Valider” ou “Refuser” puis cliquez sur “Enregistrer”.
Un message vous informe que les modifications ont été prises en compte.
Si vous refusez, le commentaire est obligatoire.
Cas n°2 : Vous souhaitez accéder au détail des notes de frais
1. Cliquez sur la note de frais pour laquelle vous souhaitez visualiser toutes les dépenses.
Vous accédez à la liste des dépenses faisant partie de la note de frais sélectionnée.
Vous avez la possibilité de sélectionner les dépenses de votre choix et de cliquer sur “Valider les dépenses sélectionnées” pour les valider en masse.
Vous pouvez choisir d'acceptez certaines dépenses en cliquant sur le bouton vert. A côté de la dépense figurera le statut “validé”.
Cette dépense sera ensuite envoyé en validation comptable.
Vous pouvez choisir d'en refuser d'autres en cliquant sur le bouton rouge contenant une croix. Un encart apparaîtra dans lequel vous devrez rédiger un commentaire.
Vous pouvez demander un complément d'informations en cliquant sur le bouton orange. Un encart apparaîtra dans lequel vous pourrez rédiger votre question.
En cliquant sur le premier icône sous “Eléments” vous avez la possibilité de télécharger le ticket de caisse associé à la dépense.
En cliquant sur le deuxième icône, vous pouvez tout simplement le visualiser.
Si vous cliquez sur la dépense, vous aurez accès au détail complet.
