Comment activer la gestion de garde d'enfants ?

Pour activer la gestion des jours Gardes d'enfant dans le respect de la réglementation en vigueur dans la fonction publique, l'administrateur doit en premier lieu paramétrer la règle d'utilisation “Garde d'enfant fonction publique” sur un type d'absence “Garde d'enfant” non associé à un compteur.

Pour créer un type d'absence, il vous suffit de procéder comme vous le feriez pour créer un type d'absence classique ¹⁾.

1. Rendez-vous dans la rubrique “Règles d'utilisation” puis cliquez sur “Ajouter” pour pouvoir ajouter la règle.

2. Déroulez le menu comportant la liste de règles et sélectionnez “Garde d'enfant fonction publique”.
3. Sélectionnez la ou les structures concernées.
4. Sélectionnez les utilisateurs soumis à la règle.

Les valeurs “Groupes” et “Début/fin de période” permettent de différencier la période de contrôle.
Il est ainsi possible de paramétrer cette règle d'utilisation deux fois sur le même type d'absence :
1- en sélectionnant le/les groupes correspondant aux groupes d'agents avec gestion en année scolaire.
2- en sélectionnant le/les groupes correspondant aux groupes d'agents avec gestion en année civile.

Le paramétrage de cette règle va activer l'affichage des données suivantes dans la fiche des utilisateurs :

Le champ “Dates de naissance enfants” peut être alimenté par un flux utilisateurs SIRH > oHRis, ou peut être alimenté manuellement par un profil Absence gestionnaire. Les autres champs sont pilotés par le gestionnaire RH.

Tous les agents visualisent l'absence “Garde d'enfant” dans leur formulaire de dépôt oHRis MAIS le dépôt est refusé s'il n'ont pas au moins un enfant de moins de 16 ans. Le contrôle de la date d'anniversaire est réalisé par rapport à la période d'absence déposée. Par exemple, un agent ayant un seul enfant fêtant ses 16 ans le 15 octobre 2020 ne peut pas déposer une absence garde d'enfant sur le 15 octobre et les jours qui suivent. La ou les dates de naissance des enfants doivent être intégrées dans la fiche de l'utilisateur pour que l'absence puisse être déposée.

Pour qu'un agent puisse déposer l'absence, le gestionnaire doit donc avoir :
- Déposer son justificatif de parentalité
-Renseigné la ou les dates de naissance des enfants dans les encarts prévu à cet effet.

Lorsque l'agent avec enfant de moins de 16 ans dépose une absence “Garde d'enfant”, oHRis contrôle alors que le nombre de jours posés sur la période paramétrée dans la règle d'utilisation ne dépasse pas 5 jours proratisés en fonction de l'obligation de service de l'agent + 1 jour proratisé en fonction de la quotité de l'agent (ces 2 valeurs sont additionnées, et le total est arrondi à la demi-journée près). La valeur obtenue est également proratisée en fonction de la durée du contrat de l'agent sur la période. Si le nombre de jours sur la période est dépassée, l'agent ne pourra déposer l'absence.
Comme le prévoit la réglementation, oHRis autorise le dépôt d'une absence pouvant aller jusqu'à 8 jours consécutifs (proratisés en fonction de la quotité de l'agent et de son temps de contrat sur l'année).

Un agent ayant un enfant de plus de 16 ans en situation de handicap peut outrepasser le contrôle des 16 ans et autoriser l'agent à déposer des jours “Garde d'enfant”, le gestionnaire se rend sur la fiche de l'utilisateur et coche le paramètre “oui” dans “Situation de handicap” et charge un justificatif.
Dans ce cas, le calcul des 5 + 1 jours s'applique ; ainsi que la règle des 8 jours consécutifs.